Los eventos deportivos permiten incentivar y  fomentar el deporte, representan un crecimiento deportivo y social saludable, y pueden (y deben) generar beneficios económicos a sus organizadores.

Los eventos deportivos permiten incentivar y  fomentar el deporte, representan un crecimiento deportivo y social saludable, y pueden (y deben) generar beneficios económicos a sus organizadores.

La organización de eventos deportivos puede ser todo un reto, dado que son muchos los detalles a considerar. Sin embargo, será posible organizar eventos exitosos con las herramientas y el conocimiento adecuados.

A continuación te presentamos una serie de consejos que serán de mucha utilidad en el momento de poner en marcha tu evento.

Planifica con anticipación

Un evento deportivo es una actividad que implica estar atento a muchos detalles. Se trata de un proceso complejo que debe planificarse con tiempo.

Prepara un plan concreto, asigna plazos para cada tarea y efectúalas respetando dichos plazos.

Sé específico con el presupuesto

Es importante saber con exactitud cuánto costará la realización del evento.

Deben tenerse en cuenta los pagos a las personas de la organización, los importes relacionados con alquileres, los gastos por permisos y trámites, o el coste de la promoción, entre otros aspectos.

Consigue patrocinadores

Los patrocinadores pueden apoyar con dinero o con elementos específicos, como material publicitario, comida y bebida, sonido, o material deportivo, entre otros.

Además, el evento puede obtener un mayor prestigio si se le asocia con ciertos patrocinadores; esto puede motivar a participar.

Aclara la logística

Las tareas que deben realizarse antes, durante y después del evento deben estar debidamente especificadas, registradas y deben ser conocidas por todo el equipo.

Los involucrados deben estar al tanto de la logística a seguir en cada momento para poder realizar el evento de manera fluida.

Contrata al personal adecuado

El triunfo en la realización del evento dependerá en gran medida del personal organizativo y operativo.

Los jueces deben tener buenas credenciales, el personal de protocolo debe ser cordial y proactivo, y los encargados de recibir a la prensa deben estar informados de todos los detalles relativos al evento.

Crea reglamentos

Los reglamentos que rijan las actividades deportivas deben estar absolutamente claros.

Es recomendable preparar los reglamentos con suficiente antelacióny, una vez revisados y confirmados, deben hacerse públicos.

Haz que la inscripción sea accesible

Si la plataforma de inscripción es sencilla y accesible, habrá mayor interés en participar en el evento. Si el proceso es lento y engorroso, es posible que deportistas que estuviesen en pleno proceso de inscripción, se echen atrás por no encontrar de forma clara la manera de inscribirse.

Escoge premios llamativos

La idea es que la recompensa final sea motivante para los deportistas. Por ello es fundamental escoger los premios en función del perfil de los participantes.

Invierte en promoción

La promoción es una variable clave para la organización del evento y para darlo a conocer antes de que éste empiece. También es fundamental para no dejar que, una vez se haya concluido, no pase desapercibido sino que siga posicionándose y dando que hablar.

El uso efectivo de las redes sociales es una opción de amplio alcance y bajo coste, que permitirá difundir el evento deportivo a gran escala.

No improvises

Debes estar preparado para resolver situaciones inesperadas, pero lo ideal es prepararse para la mayor cantidad posible de escenarios. Así, estarás listo cuando cualquiera se presente e improvisarás lo menos posible.

Es fundamental tener un plan de contingencia claro y definido, es decir, ser consciente de que si algo no funciona como habíamos imaginado, necesitamos reaccionar y tener listo un plan B.

Es recomendable tener planes de respaldo, especialmente para aquellos elementos primordiales, como el personal de seguridad, los encargados del sonido, los jueces e incluso los deportistas.

Ten acceso rápido a proveedores de emergencia

Es posible que debas contactar con urgencia a algunos proveedores de emergencia.

Se recomienda tener a mano los números de teléfono de este tipo de proveedores, de forma que sea fácil y rápido comunicarse con ellos. Lo ideal es tener varios números de teléfono de diferentes proveedores para cada tipo de servicio/departamento.

Usa checklist para tareas dependientes

Las checklist son muy útiles en la organización de eventos deportivos, porque ayudan a ver de manera muy concreta qué tareas deben realizarse, cuáles se han realizado efectivamente y cuáles están pendientes.

Muy importante es realizar un seguimiento en varios ámbitos. Por ejemplo, es importante saber cómo fue reseñado el evento en los medios de comunicación.

También es fundamental hacer seguimiento a los patrocinantes, para verificar si están satisfechos con los resultados obtenidos y alimentar la relación laboral.

Crea un comité de honor y justicia

En todo evento deportivo es importante la presencia de un comité que vele porque las actividades se realicen bajo el marco ético y de buen comportamiento esperado.

Un comité asegurará el correcto desarrollo de tu evento, para que siga una línea concreta en su modelo.

Esmérate en la apertura y la clausura

Ofrecer ceremonias emotivas e impactantes hará que los deportistas y el público conecten emocionalmente con el evento, y se involucren mucho más.

Es determinante que el evento se quede en la memoria de los participantes y del público, para poder asegurar un futuro y trayectoria para tu evento. Si les convences, al año que viene volverán , sin duda

Da importancia a la ceremonia de premios

No se trata de producir una ceremonia costosa, pero sí es importante que sea llamativa, con la intención de que los deportistas se sientan como lo que realmente son: ganadores.

Además la ceremonia de premios suele ser uno de los momentos más esperados de todo el evento, por sus celebraciones con meriendas y cenas donde la gente ya se ha relajado y dejado la tensión del torneo a un lado.

Haz que la estancia sea amena

El evento puede durar horas o días. Es necesario que todos se sientan a gusto mientras se desarrolla la actividad: tanto los deportistas como el público.